Política de tratamiento de datos - Habeas data

Es un documento obligatorio para toda empresa, negocio o persona natural que recolecte, almacene, use o comparta datos personales de terceros. Esta política define cómo se manejan esos datos, con qué finalidad, cómo se protegen, y cuáles son los derechos que tienen los titulares de esos datos.

¿Qué significa Habeas Data? Es el derecho fundamental que tiene toda persona a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Saber cómo, por qué y para qué están siendo usados. Revocar la autorización para su uso cuando lo desee (en ciertos casos).

Este derecho está protegido por la Ley 1581 de 2012 en Colombia y reglamentado por decretos como el 1377 de 2013.

¿Para qué sirve? La política tiene varios fines: Cumplir la ley y evitar sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. Informar a los titulares cómo se recolectan y tratan sus datos. Establecer reglas internas sobre seguridad, confidencialidad y derechos. Generar confianza entre clientes, usuarios, proveedores y empleados. Dar soporte legal en caso de quejas o investigaciones.

¿Cuándo se usa? Siempre que recojas o manejes datos personales de otras personas, necesitas tener esta política disponible públicamente (por ejemplo, en tu página web o en físico si eres una empresa presencial).

Casos típicos:

• Cuando tienes una página web con formularios de contacto, suscripción o compras.
• Cuando manejas bases de datos de clientes, empleados, proveedores o usuarios.
• Cuando haces campañas de email marketing, WhatsApp, CRM o estudios de mercado.
• Cuando firmas contratos en los que se entregan datos personales (clientes, trabajadores, arrendatarios, etc.).

¿Qué debe contener una buena política?

• Identificación del responsable del tratamiento (empresa o persona).
• Datos que se recolectan (nombre, correo, cédula, etc.).
• Finalidades del tratamiento (para qué se usan).
• Derechos del titular (acceso, corrección, eliminación).
• Procedimientos para ejercer esos derechos.
• Medidas de seguridad aplicadas.
• Canales de contacto (correo, dirección, teléfono).
• Modificaciones a la política y vigencia.