Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Política

ZONEFORMS SAS establecerá procedimientos, medidas y controles con el objeto de dar tratamiento adecuado a los datos personales de sus titulares, en cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales establecido en el ordenamiento jurídico aplicable, garantizando los derechos a la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de los titulares.

2. Normatividad

La presente política se elabora de conformidad con:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1266 de 2008.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Decreto Único 1074 de 2015 y Decreto 1759 de 2016.
• Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

3. Definiciones

En concordancia con las mencionadas leyes y decretos, se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Causahabiente:

Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Confidencialidad:

Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público:

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato semiprivado:

Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

Dato sensible:

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Terceros:

Clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas, entre otros.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia:

Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión:

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

Se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales debe sujetarse a lo establecido en la legislación aplicable sobre la materia.
• Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de las leyes aplicables y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no se publicarán en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad aplicable.
• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
• Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables en materia administrativa, contable, fiscal, jurídica e histórica. Una vez cumplida la finalidad y los términos establecidos, se procederá a la supresión de los datos.

5. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Todo titular de datos personales tiene los siguientes derechos frente a ZONEFORMS SAS:

• Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ZONEFORMS SAS para el manejo y tratamiento de sus datos.
• Ser informado por ZONEFORMS SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante ZONEFORMS SAS.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política.

Estos derechos podrán ser ejercidos por: el titular acreditando su identidad, sus causahabientes acreditando tal calidad, el representante y/o apoderado del titular previa acreditación, o quien el titular hubiere estipulado.

5.1. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento de datos personales de menores de edad, ZONEFORMS SAS asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

• Responder y respetar el interés superior de los menores.
• Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
• El representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

6. Casos en los cuales ZONEFORMS SAS no requiere autorización

• Cuando sea requerido en ejercicio de las funciones legales de la compañía.
• Cuando la información sea solicitada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• Cuando la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Finalidad y Tratamiento de los Datos Personales

ZONEFORMS SAS podrá hacer uso de los datos personales de sus titulares conforme a la siguiente clasificación:

7.1. Clientes

• Diseñar y ejecutar acciones de mercadeo para futuras ofertas comerciales, de servicios y de nuevos productos.
• Almacenar la información personal en sus bases de datos.
• Informar sobre eventos, fidelización de clientes y otras clases de actividades para promocionar los productos, bienes y servicios.
• Enviar datos personales a servicios de hosting, almacenamiento en la nube (cloud computing) y otras formas de almacenamiento virtual de la información.
• Enviar información a terceros para el procesamiento de los pagos y transacciones económicas.
• Transferir o transmitir a terceros los datos personales, dentro del marco de protección de datos personales, para realizar actividades comerciales que serán informadas de forma oportuna al Titular.
• Almacenar y gestionar información de terceros suministrada por los clientes para el desarrollo de actividades contempladas en los contratos de gestión de información firmados con ZONEFORMS SAS.
• Cualquier actividad necesaria para dar cabal cumplimiento al contrato de prestación de servicios.

7.2. Empleados

• Dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales que se deriven de la relación laboral frente a ZONEFORMS SAS y frente a terceros.
• Gestionar y administrar la información necesaria para el cumplimiento de las regulaciones tributarias, comerciales, contables y de seguridad social.
• Conformar una base de datos centralizada con los datos de contacto de todos los colaboradores de ZONEFORMS SAS.
• Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los empleados y ex empleados de ZONEFORMS SAS.
• Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social.
• Para el caso de participantes en convocatorias de selección, adelantar las gestiones de los procesos de selección, gestionando las hojas de vida con el principio de acceso restringido.
• Gestionar pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones.

7.3. Proveedores y Contratistas

• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que se deriven de la relación comercial y de los servicios prestados.
• Gestionar y administrar la información necesaria para el cumplimiento de las regulaciones tributarias, comerciales, contables y de otra índole requeridas para el cumplimiento del contrato.
• Conformar una base de datos centralizada con los datos de contacto de todos los contratistas y/o proveedores de ZONEFORMS SAS.
• Transferir o transmitir los datos personales del contratista o permitir su acceso a terceros ubicados en Colombia para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas.
• Cualquier actividad necesaria para dar cabal cumplimiento al contrato de prestación de servicios.

8. Tratamiento de Datos Sensibles

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles ZONEFORMS SAS requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. No obstante, podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

9. Autorización y Consentimiento del Titular

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, ZONEFORMS SAS requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos. Dicha autorización informará al titular sobre:

• Quién es el responsable o encargado de recopilar la información.
• Los datos recopilados.
• Las finalidades del tratamiento.
• El procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
• Información sobre recolección de datos sensibles.

La autorización podrá otorgarse: (i) por escrito, (ii) de forma verbal, o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La aceptación de la presente política podrá hacerse mediante el mecanismo de firma electrónica en los términos reconocidos en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015, por lo que las partes reconocen que cumplido el procedimiento aquí establecido le otorgará autenticidad a este documento.

9.1. Revocatoria de la Autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar de manera total o parcial y en cualquier momento la autorización otorgada a ZONEFORMS SAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total, ZONEFORMS SAS cesará el tratamiento de los datos. Cuando sea parcial, cesará sobre la revocatoria puntual, continuando el tratamiento para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

10. Deberes de ZONEFORMS SAS respecto a los Titulares

• Reconocer que los datos personales son propiedad de los titulares y utilizarlos exclusivamente para las finalidades para las que sea facultada en los términos de la ley.
• Informar, a través de uno o varios medios, de manera clara y expresa, a terceros de quienes obtenga bases de datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento.
• Informar a los titulares de los datos el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
• Informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos, en todos los casos en los que se recopilen datos.
• Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
• Garantizar en todo tiempo al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición.
• Conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

11. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y solicitudes (PQR)

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

11.1. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en ZONEFORMS SAS. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.2. Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ZONEFORMS SAS. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

• La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido a ZONEFORMS SAS con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte.
• Si el reclamo resulta incompleto, ZONEFORMS SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3. Petición de Actualización y/o Rectificación

ZONEFORMS SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta. El titular deberá allegar la solicitud indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

11.4. Petición de Supresión de Datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ZONEFORMS SAS su supresión (eliminación) cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Sin embargo, ZONEFORMS SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando: (a) el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; (b) la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas; (c) los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular o para cumplir con una obligación legalmente adquirida.

11.5. Canales de Atención

Las solicitudes y consultas podrán realizarse a través de los siguientes medios:

• Página web: www.zoneforms.com
• Correo de servicio al cliente: info@zoneforms.com
• Teléfono celular: 3152345926

12. Seguridad de la Información y Medidas de Seguridad

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ZONEFORMS SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

A estos efectos, ZONEFORMS SAS se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento, tales como servicios de alojamiento web, herramientas de inteligencia artificial, procesamiento de pagos, firma electrónica y servicios contables y administrativos (entre ellos, la plataforma Alegra para la información administrativa y contable). Dichos encargados tratan los datos personales únicamente por cuenta y bajo las instrucciones de ZONEFORMS SAS, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. Cuando alguno de estos encargados se encuentre ubicado fuera de Colombia, ZONEFORMS SAS adoptará las garantías exigidas por la normativa para las transmisiones y transferencias internacionales de datos personales. La información que pueda manejarse a nivel local se encuentra en medios físicos y almacenamientos NAS protegidos. Adicionalmente, se cuenta con acuerdos de confidencialidad con proveedores y terceros, cláusula de confidencialidad en los contratos laborales y, en el caso de recolección de información, aviso Hábeas Data.

13. Registro Nacional de Base de Datos (RNBD)

ZONEFORMS SAS procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y es de libre consulta para los ciudadanos.

14. Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. Deberá contener como mínimo:

• La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
• Los derechos del titular.
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

15. Responsable y Encargado del Tratamiento

ZONEFORMS SAS tiene la calidad de Responsable del Tratamiento y podrá tener la calidad de Encargado del Tratamiento. El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Dirección Administrativa a través del correo electrónico info@zoneforms.com.

16. Vigencia

La presente política rige a partir de su publicación y deja sin efectos las versiones anteriores que se hubiesen podido adoptar con anterioridad por ZONEFORMS SAS.